Когда нужно навести порядок в задачах и проектах, а внедрять большие системы нет времени, я пользуюсь проектной таблицей. Делюсь шаблоном с вами.

Вкладка «Проекты»

Слева список всех проектов, которыми вы управляете. Верхняя строчка — даты еженедельных планерок (они ведь у вас еженедельные?). А на пересечении статус проекта для сверки.

Статусы:

  • Старт — на этой неделе проект начался
  • Дедлайн — в эту неделю проект должен быть закончен (чтобы вы всегда видели, сколько осталось до дедлайна)
  • Готово — проект успешно реализован
  • Пауза — проект стоит на паузе
  • Проценты — прогресс выполнения проекта

Каждую неделю вы встречаетесь с командой и сверяетесь по всем проектам, проставляете статус и проверяете, успеваете ли до дедлайна.

Если статус долго не меняется — это повод для принятия управленческих решений. Явно не вписываетесь в дедлайн — тоже. Проект долго стоит на паузе — ну вы поняли...

Если вы поставили дедлайн и профукали его, рядом с проектом появляется знак — (!). Второй раз не вписались в дедлайн — (!!) и так далее, пока не станет понятно, что либо проект идёт не туда, либо вы не умеете планировать дедлайны.

Среди проектов я ещё создаю проект «Цели», чтобы зафиксировать цели на год, квартал и месяц. Ведь все проекты служат целям.

Вкладка «Задачи»

Проект — это набор задач в определённой последовательности. Поэтому недостаточно фиксировать и мониторить только проекты. То же самое нужно делать с задачами.

Поставьте дату планёрки, выберите проект и запишите задачу и ответственного. Следующую планёрку вы начнёте с проверки этих задач. При выполнении задачи — поставите следующую, логично из неё вытекающую.

Если задача была поставлена и не сделана, она появляется в новой неделе, но со значком (!), если две недели подряд такая ерунда — (!!), и так далее. На третьем значке (!!!) я бы напрягался на месте исполнителя.

Для удобства задачи одной планёрки можно отделять от другой линией или цветом (как удобно).

Вкладка «Цифры»

В этой таблице обычно присутствует ещё вкладка «Цифры» с ключевыми метриками. Но они у каждой команды свои, поэтому в шаблон не попали. Как внедрите проекты и задачи, можно добавить цифры.

Таблица подойдёт предпринимателям, маркетологам и руководителям. По сути всем, кто управляет несколькими проектами и людьми одновременно, и хочет быстро навести порядок.

Алгоритм внедрения таблицы

  1. Создайте копию шаблона, сохраните у себя на Google-диске.
  2. Составьте список проектов и внесите его во вкладку «Проекты». В каждом проекте в примечании напишите, каким результатом должен быть завершён проект.
  3. Заполните проект «Цели».
  4. Для каждого проекта установите статус на текущую дату.
  5. Проставьте даты еженедельных планерок.
  6. На вкладке «Задачи» отредактируйте список исполнителей.
  7. Внесите актуальные задачи и статус по ним.
  8. Проведите первую планёрку с командой по этой таблице.

Порядка и результатов вам!